Auf einen Monat hochgerechnet kosten uns überflüssige Meetings und Ablenkungen am Arbeitsplatz 5 ganze Tage- pro Monat! Ganz schön brisant! Und das ist erst der Anfang- denn durch virtuelles Arbeiten, immer zerstreutere Teams und Einsamkeit im Home-Office verschärft sich die Situation für viele Unternehmen noch.
Doch wie kann gemeinsames Arbeiten gelingen, wenn Kollegen*innen, Kund*innen oder Projektteams virtuell zusammengeschaltet sind? Und wie können sie nicht nur „irgendwie über die Bühne gehen“- sondern möglichst effektiv und spaßverbunden gestaltet werden?
Probiert es doch mal mit unserem „Hybrid-Working-Knigge“:
1.Vorbereitung ist key.
Was beim Arbeiten vor Ort ein „Nice-to-have“ war, wird im hybriden Modell zur Pflicht: Unterlagen zur Vorbereitung. Holen Sie alle Teilnehmer*innen vorher ins Boot- das gibt Sicherheit und dient dem Erwartungsmanagement. Dazu gehören neben Zeit und der Agenda auch die Einwähldaten und eine ungefähre Länge der Veranstaltung. Wenn Teilnehmende gut vorbereitet sind, profitieren Sie von einer gesteigerten Aufmerksamkeit und Qualität- denn alle hatten schon Gelegenheit, sich Gedanken zu den Inhalten zu machen. Ein schöner Nebeneffekt: Anhand einer guten Vorbereitung startet man auch selbst entspannter und klarer in ein Team-Treffen.
2. Moderation ist ein richtiger Job!
Klare Strukturen sorgen für Sicherheit. Kündigt also an, wie lange das Meeting dauern soll, wann Pausen eingeplant sind, und stellt eine kurze Agenda vor. Im besten Fall formuliert ihr schon ein konkretes Ziel wie „Wir wollen heute eine neue Verteilung unserer Vertriebsaufgaben erreichen“ oder „Es geht darum, das Personalbudget der nächsten 3 Monate festzulegen“. Wenn es sich um ein offenes Meeting handelt, kann auch das kommuniziert werden, zum Beispiel mit einer Aussage wie „Heute generieren wir erst einmal neue Marketing-Ideen für unsere Social- Media-Kanäle.“ Solltest du im Meeting den inhaltlichen Hut aufhaben, dich aber mit der Rolle unwohl fühlen: Kein Problem! Hol‘ dir Unterstützung. Der Moderator oder die Moderatorin sorgt auch dafür, dass Redeanteile (halbwegs) ausgeglichen bleiben, die Wortwahl angemessen ist und das Meeting pünktlich zu Ende geht. Er oder sie nimmt, wenn nötig, eine Dokumentation vor und hält nächste Schritte fest.
3. Bitte lachen
Bierernst war gestern, Auflockern ist heute. Gerade die Tage, an denen wir viel Zeit vor dem Bildschirm verbringen, verlangen uns körperlich alles ab. Umso wichtiger also, uns ab und zu eine kleine hormonelle Auffrischung zu gönnen. Aus einer Studie der Arbeitsplatzexpertin Jennifer Moss geht hervor, dass 85% der Menschen seit Beginn der Pandemie über eine Verringerung ihres Wohlbefindens berichten. Das gemeinsame Lachen kann dazu beitragen, Ängste zu lindern und für Entspannung zu sorgen. Übrigens muss es gar nicht immer „Humor auf Knopfdruck“ sein- auch eine gelassene Atmosphäre an sich, eine persönliche Nachfrage oder ein „Fehler der Woche“ helfen, das Betriebsklima gesund zu halten.
4. „Du bist noch auf mute“- Legen Sie eine technische Assistenz fest
Der Bildschirm friert ein, Kolleg*innen sind stumm geschaltet, während sie reden, oder wir müssen uns maximal anstrengen, um aus dem abgehakten Gerede unserer Kollegen mit viel Fantasie einen halbwegs stimmigen Satz rauszuhören. Die technischen Stolpersteine der hybriden Meetings liefern mehr als genug Stoff für eine Runde Bullshit-Bingo. Die Konsequenz: Kreativität und Redefluss leiden.Um dem entgegenzuwirken, lohnt es sich, die technische Assistenz ernst zu nehmen. Bestimmen Sie also im Team eine „Head of Meeting“, welcher Lust hat, sich um den störungsfreien Ablauf zu kümmern. Dazu gehört auch, die Kollegen mit dem nötigen Equipment auszustatten, in Ausfällen für erste Hilfe zu sorgen und in regelmäßigen Abständen alle Tools auf ihr Funktionieren zu prüfen. Das spart lästige Unterbrechungen und Stress.
5.Bühne frei- binden Sie die Kolleg*innen im Home-Office
„Hallo, kannst du uns hören?“ Gerade diejenigen, die sich hinter Namen und Kacheln verbergen, drohen im hybriden Format im Nichts zu verschwinden. Dazu gehört neben einer soliden Technik, wie leistungsstarken Mikrofonen und Kameras auch ein kleines Briefing, welche Interaktion im Meeting gewünscht ist. Mittlerweile gibt es ganze Seminare, die dazu anleiten, wie wir uns auch vor dem Bildschirm gut in Szene setzen. Damit auch im Home-Office niemand auf der Strecke bleibt, braucht es eine klare Kommunikation. Legt also Regeln fest, die ihr im besten Fall auch schriftlich mitteilt. Rituale, wie eine Morgenrunde oder offenen Brainstormings helfen, um Kollegen zur aktiven Beteiligung zu ermutigen. Auch Tools wie Online-Whiteboards oder Abstimmungsmöglichkeiten helfen, ein virtuelles Treffen interessant zu gestalten. Solltet ihr einen Kollegen oder Mitarbeiter gar nicht mehr zu Gesicht bekommen, bittet um ein persönliches Gespräch, bevor ihr sie in der großen Runde ansprecht.
Falls ihr eine (oder alle) unserer Ideen ausprobiert, teilt Eure Erfahrungen gerne über die Kommentar-Funktion und lasst uns wissen, was für euch hilfreich war.
Quellen zum Artikel:
Beyond Burned Out. (2021, 22. Dezember). Harvard Business Review. Abgerufen am 18. Oktober 2022, von https://hbr.org/2021/02/beyond-burned-out?ab=seriesnav-bigidea
Next Work Innovation. (2022). „Kosten von Arbeitsunterbrechungen für deutsche Unternehmen”. In https://nextworkinnovation.com/studie-arbeitsunterbrechungen/.
